La fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello stato deve avvenire esclusivamente in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (legge 24 dicembre 2007 n 244).
In alternativa al Sistema di Interscambio si può affidare questo compito a un intermediario con il quale è necessario stipulare un accordo di servizio.
Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di:
- ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA;
- effettuare controlli sui file ricevuti;
- inoltrare le fatture verso le amministrazioni pubbliche destinatarie, o verso cessionari/committenti privati (B2B e B2C).
L'Agenzia delle Entrate gestore del Sistema d’Interscambio ha compiti di:
- coordinamento con il sistema informatico della fiscalità,
- controllo della gestione tecnica del Sistema di Interscambio,
- vigilanza in ordine al trattamento dei dati e delle informazioni,
- gestione dei dati e delle informazioni che transitano attraverso il Sistema di Interscambio ed elaborazione di flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica.
Inoltre, l’Agenzia relaziona periodicamente al ministero dell‘Economia e delle Finanze sull'andamento e l'evoluzione del sistema.
Attenzione al fatto che
- la documentazione tecnica sulla fattura elettronica,
- le modalità di predisposizione e trasmissione
- i servizi di supporto e assistenza,
sono disponibili su www.fatturapa.gov.it.
Fatturazione elettronica PA: come inviare le fatture
Tutte le fatture che gli operatori economici residenti o stabiliti in Italia emettono nei confronti di pubbliche amministrazioni italiane devono essere in forma elettronica e firmate digitalmente.
Si sottolinea che gli operatori economici non italiani possono emettere fattura in modalità cartacea o elettronica.
Tutte le fatture elettroniche devono essere inviate al Sistema di Interscambio, che provvede al recapito alla pubblica amministrazione destinataria.
Per inviare una fattura elettronica a una pubblica amministrazione italiana è necessario stabilire un canale di comunicazione col Sistema di Interscambio.
Il file preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio attraverso quattro diversi canali di trasmissione:
- Posta Elettronica Certificata (PEC)
- Invio via web
- Servizio SDICoop – Trasmissione
- Servizio SDIFTP
Una volta ricevuta una fattura, il Sistema di interscambio effettua alcuni controlli e la recapita alla pubblica amministrazione destinataria.
Per la fattura una volta consegnata, il Sistema di Interscambio invia o mette a disposizione una ricevuta di consegna, che costituisce prova che la fattura ha raggiunto il destinatario.
Per indirizzare correttamente una fattura elettronica è necessario: inserire nella fattura il codice della pubblica amministrazione destinataria
Attenzione al fatto che i codici di tutte le pubbliche amministrazioni si trovano nell’Indice dei domicili digitali della pubblica amministrazione all’indirizzo: https://indicepa.gov.it
L’Agenzia delle Entrate offre tutti i servizi utili all’emissione, trasmissione, consultazione e conservazione delle fatture elettroniche accedendo all’area riservata del portale Fatture e corrispettivi tramite:
- le credenziali rilasciate dall’Agenzia delle Entrate
- la Carta Nazionale dei Servizi
- il Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID).
L’autenticazione per l’utilizzo dei servizi di trasmissione diversi dal portale utilizzano certificati di autenticazione. I formati di firma accettati per i file fattura sono CAdES-BES e XAdES-BES.
Le fatture elettroniche sono in formato xml e possono essere predisposte nel formato nazionale denominato FatturaPA o in uno dei formati ammessi dalla norma europea sulla fatturazione elettronica EN 16931, rispettando, per quest’ultimi, le prescrizioni per il contesto nazionale italiano.
Il tempo massimo in cui è prodotto l’esito dell’elaborazione di una fattura può essere stimato in 48 ore.
E' bene sottolineare che i servizi offerti dall’Agenzia delle entrate sono fruibili gratuitamente da tutti gli operatori economici.
Fatturazione elettronica PA: la tracciabilità dei pagamenti
Per garantire l’effettiva tracciabilità dei pagamenti da parte delle pubbliche amministrazioni, le fatture elettroniche emesse verso le PA devono riportare:
- Il codice identificativo di gara (CIG), tranne i casi di esclusione dall’obbligo di tracciabilità di cui alla Legge n. 136 del 13 agosto 2010;
- Il codice unico di progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche.
L’Agenzia delle Entrate non potrà procedere al pagamento delle fatture elettroniche che non riportano i codici CIG e CUP, quest’ultimo ove previsto.
Nella predisposizione della fattura elettronica, il Codice Unitario Progetto (CUP) e il Codice Identificativo Gara (CIG) devono essere inseriti in uno dei blocchi informativi:
- 2.1.2 (Dati Ordine Acquisto),
- 2.1.3 (Dati Contratto),
- 2.1.4 (Dati Convenzione),
- 2.1.5 (Dati Ricezione)
- o 2.1.6 (Dati Fatture Collegate),
in corrispondenza degli elementi denominati “CodiceCUP” e “CodiceCIG”, del tracciato della fattura elettronica.
In ogni fattura elettronica è necessario indicare il Codice Univoco Ufficio, che rappresenta l’identificativo univoco che consente al Sistema di Interscambio (SDI) di recapitare correttamente la fattura elettronica all’Ufficio destinatario.
Il Codice Univoco Ufficio deve essere inserito nella fattura elettronica in corrispondenza dell’elemento del tracciato 1.1.4 denominato “Codice Destinatario”.
Consulta nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) i codici delle amministrazioni italiane.