L’art 106 comma 7 del DL 18/2020 convertito per fronteggiare l’emergenza da COVID-19, ha consentito, fino al 31 luglio 2022 di tenere “a distanza” le assemblee di società a prescindere da quanto indicato negli Statuti.
In particolare, è stato possibile fino al 31 luglio:
- nelle spa, nelle sapa, nelle srl, nelle società cooperative e nelle mutue assicuratrici, prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione;
- svolgere le assemblee, a prescindere da diverse disposizioni statutarie, anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che garantissero:
- l’identificazione dei partecipanti,
- la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, senza la necessità che si trovassero nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio.;
- nelle srl, anche in deroga a quanto previsto dall’art 2479 comma 4 c.c. e alle diverse disposizioni statutarie, consentire che l’espressione del voto avvenisse mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.
Tanto premesso, è bene specificare che terminata l’operatività della norma emergenziale per una qualsiasi riunione di organi societari dovrebbero valere le regole ordinarie.
Assemblee virtuali: ok alle clausole statutarie di srl e spa che le prevedono
Occorre però ricordare in proposito quanto aveva chiarito la massima n 200/2021 del Consiglio Notarile di Milano
In particolare, con la massima n 200 del 23 novembre il Consiglio Notarile ritiene che "Sono legittime le clausole statutarie di s.p.a. e di s.r.l. che, nel consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c., attribuiscono espressamente all’organo amministrativo la facoltà di stabilire nell’avviso di convocazione che l’assemblea si tenga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di svolgimento della riunione"
La massima prosegue con una lunga motivazione in merito a tale legittimità e qui si riportano in sintesi le principali considerazioni del Consiglio milanese.
Da quando è entrato in vigore l’art. 106 dl 18/2020, questa modalità di svolgimento delle assemblee è prevista espressamente dalla legge, la quale dispone che le assemblee si possano tenere esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione «anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie», senza la necessaria presenza del presidente e del segretario o notaio nello stesso luogo.
Questa norma ha però natura eccezionale ed è legata allo stato di emergenza dovuto alla pandemia del Covid-19, essendo quindi destinata a cessare al suo termine.
Occorre domandarsi entro quali limiti si potrà continuare a mantenere le prassi operative anche dopo il periodo pandemico.
E' necessario verificare se i contenuti dell’art. 106 del dl 18/2020 rappresentino vere e proprie deroghe rispetto al regime legale, e quali invece non debbano considerarsi mere conferme di corrispondenti regole già presenti, seppur non esplicitate, nella disciplina generale delle società di capitali.
Per quanto riguarda la possibilità che il presidente e il segretario o il notaio dell’assemblea si trovino in luoghi diversi nel momento in cui partecipano all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, i notai milanesi hanno già avuto occasione di sottolineare una soluzione affermativa con la massima n. 187 del 2020.
Anche in merito alla possibilità che le assemblee si tengano esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, dopo la fine del regime emergenziale, la stessa massima n. 187 argomenta ampiamente la soluzione affermativa con riferimento a tutte le assemblee totalitarie.
L’art. 2363, comma 1, cc, pur prevedendo che «l’assemblea è convocata nel comune dove ha sede la società», lascia ampi spazi all’autonomia statutaria, facendo salva la possibilità che lo statuto disponga diversamente.
In relazione all’art. 2366, comma 1, cc, la previsione dell’indicazione del luogo di svolgimento dell’assemblea è suscettibile di essere interpretato in coerenza con evoluzione dei mezzi tecnologici e della stessa legge, ritenendo cioè che il luogo che deve necessariamente essere indicato nell’avviso di convocazione possa anche non essere un luogo fisico bensì anche un luogo virtuale, come le piattaforme informatiche o di telecomunicazione che saranno utilizzate per l’intervento in assemblea.
Anche sulla base di questi motivi, la massima n. 200 giunge alla soluzione affermativa, offrendo così uno strumento di ulteriore sviluppo nell’efficace funzionamento degli organi sociali.
Le motivazioni conclusive della massima affermano che sia ragionevole giungere a ritenere che in presenza di una clausola statutaria che consenta genericamente l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, alla stregua di quanto prevede l’art. 2370, comma 4, c.c., eventualmente richiamando i principi di collegialità, buona fede e parità di trattamento, l’organo amministrativo (o comunque il soggetto che effettua la convocazione) possa legittimamente indicare nell’avviso di convocazione che l’assemblea si terrà esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di convocazione e indicando le modalità di collegamento (con facoltà beninteso di fornire le specifiche tecniche anche in momenti successivi, prima della riunione).
La decisione in tal senso dell’organo amministrativo deve ovviamente essere presa in modo diligente e deve essere volta al corretto esercizio dei diritti sociali da parte dei soci, nel rispetto dei principi di buona fede e di parità di trattamento.
La legittimità della convocazione senza indicazione di alcun luogo fisico, bensì solo mediante mezzi di telecomunicazione, va quindi a maggior ragione affermata laddove, come nel caso ipotizzato nella massima, la facoltà dell’organo amministrativo sia espressamente prevista dalla clausola statutaria che consente l’intervento mediante mezzi di telecomunicazione, ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c.
In tal caso, infatti, l’organo amministrativo ha la sicurezza di agire nel quadro delle regole espressamente dettate per il funzionamento degli organi sociali e consacrate nello statuto sociale, adottato in sede della costituzione o di una successiva modificazione ad opera dell’assemblea straordinaria.